原中工学院各类归档文件材料载体使用要求及书写规范的相关参考范文，原中工学院各类归档文件材料载体使用要求及书写规范为加强我校档案工作的管理，最大限度地延长档案的使用寿命，确保档案的安全，有效地为国家和学校积累档案史料，更好地为学校各项工......
原中工学院各类归档文件材料载体使用要求及书写规范
为加强我校档案工作的管理，最大限度地延长档案的使用寿命，确保档案的安全，有效地为国家和学校积累档案史料，更好地为学校各项工作服务，根据2001豫政[72]号《河南省国家行政机关公文处理实施办法》的规定，现将学校各类归档文件材料载体使用及书写要求规范如下：
一、文件材料载体使用要求
1.各类归档文件材料载体应符合国家规范要求，归档的纸质材料的质量应达到色泽洁白，质地紧密，纸面平滑，柔韧性强、书写流畅的标准。
2.公文用纸幅面规格要统一规范，行政、党务机关的公文和底稿用纸一般采用国际标准A4型(210mmX 297mm)，人事档案材料用纸一般采用国际标准B5型(257mmX 182mm)，有特殊要求的除外。
3.教学类、科研类(包括学籍表、成绩单、研究生教育使用的各类表格、科研成果、计划等)及其它类归档的文件材料，使用的纸质材料参照行政机关公文用纸的规格(入人事档案的材料除外)。
4.基建档案类图纸部分的纸质材料，按行业规范执行。
5.声像类归档的载体材料较为复杂，录音带、录像带、磁盘、光盘等归档时，应图像清晰、音质优良、无失真、无粘连、无磁化现象，并配有与声像材料相对应的文字说明材料;照片归档时，底片、文字说明必须随之一同归档。
6.学生成绩大表上必须粘贴照片。
二、书写及字迹材料的要求
1.各类归档文件材料字迹要工整、清晰、不要书写错字、别字及不规范的简化字。
2.学校各级领导、各部门不论是草拟、打印公文，或是在填写报表、核稿、审批文件等一系列文书处理过程中，必须使用墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水、黑色誊写油墨、“DA”圆珠笔，即档案专用圆珠笔。禁止使用铅笔、普通圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等。
3.凡需归档的传真电报和其它传真件，收到后应立即复印,并将传真件同复印件一起归档。
4.凡归档的文件材料，在起草、修改、签批时，留足左侧装订位置(应在2.5cm以上)。
三、工作中严格要求，严格管理
学校各单位办公室应加强对文件材料的拟写、打印、签批及立卷归档工作的监督检查，凡不符合上述要求的文件材料应退回改正后再归档。
四、本规范由学院办公室负责解释，自下发之日起执行，其它与本规范冲突的规定自行废止。
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篇2：原中工学院文件材料归档流程
原中工学院文件材料归档流程
为了加强我校档案工作的业务建设，使之日趋完善，逐步实现档案工作规范化，不断提高科学管理水平，有效地为我校各项工作服务，现根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，特制订原中工学院文件材料归档工作流程。文件材料归档工作流程分为以下八个方面：
一、预立卷
(一)按照国家教育部《普通高等学校档案管理办法》第五章第二十条：“实行文件材料形成部门、课题组立卷制度”。学校各院系(部)、处、所、中心均为立卷归档单位。
(二)各归档单位根据文件材料形成规律，参照《原中工学院综合档案实体分类方案》，预先编制案卷类目。
(三)各归档单位要将平时办理完毕的文件，随时按照案卷类目分别立卷。
二、立卷归档分工
(一)全校性、综合性的文件材料由学院办公室负责立卷，其它党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像等门类的归档材料，由形成材料的部门负责立卷归档。
(二)上级来文需要有关部门办理的，由办理者负责把办理好的原始材料与上级来文(复印件)一并立卷归档。
(三)归档材料涉及多个部门的，由主办部门负责立卷归档，非主办部门负责提供相关资料。
(四)党委和学校召开的代表大会、常委会、办公会所形成的材料，由学院办公室立卷归档;职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。
(五)教学档案应由教务部门审定认可后，由责任部门归档。
(六)各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得擅自带走或销毁。
三、收集文件材料
(一)按照以下原则和重点并根据本单位、本部门归档范围，在平时积累归卷的基础上，收集文件材料：
1.收集文件材料的原则：必须对学校、社会有史料和研究价值，具有参考和凭证作用。能够反映学校各部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。
2.收集的重点是学校形成的不同载体、不同形式的文件材料及上级针对本校的指令性、指导性文件和需我校承办的文件材料。
(二)以下为不归档的文件材料，若需要，可选作资料保存：
1.上级机关普发的供参阅、不办的文件;
2.上级机关发来供工作参考的抄件;
3.上级机关征求意见未定稿的文件;
4.无查考价值的事务性、临时性文件;
5.重份文件;
6.未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的文件、一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);
7.从正式文件上摘录的供工作参考的非证明材料;
8.无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般建设性意见的人民来信;
9.学校内部互相抄送的文件材料，介绍信等;
10.为参考目的从各方面收集的文件材料;
11.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料;
12.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料;
13、未生效的合同、协议、单据。
四、归档的原则和方法
(一)原则：
遵循文件材料的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用。
(二)方法：
1.归档的文件材料种类、份数以及每份文件的附件、页数均应齐全完整。
2.在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开;文电应合一立卷。
3.不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文的，放在请示年立卷;跨年度的规划、计划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;跨年度总结和计划为同一份文件的放在计划针对年立卷;诉讼案件放在结案年立卷;其它文件材料的立卷应按有关规定执行。
4.卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后;非诉讼案件结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后;其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。
5.卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。应装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右下角、背面的左下角用铅笔书写页号;不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编写件号;图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。
6.声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
五、检查案卷质量
(一)检查案卷文件的成分，收集的材料是否齐全、完整，是否有不需归档的材料。
(二)检查案卷内文件的联系，纠正相互混淆、重复或拆散文件有机联系的现象以及文件顺序排列情况。
(三)检查归档的文件材料有无加盖公章，公章与落款是否一致，要签名的栏目有无漏签。
(四)检查案卷文件的页数，一般不超过200页，对同一问题文件数量较多的酌情分卷，问题单一、文件数量少的可组薄卷，也可以和本部门同一保管期限的文件材料组合在一起，案卷标题上标明卷内文件的内容。
(五)检查案卷是否按照规定的格式逐件填写卷内文件目录，文件材料题名是否填写，没有题名的应拟写题名，虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写，凡是重新拟写的题名要加[ ];没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚、填入有关项内;会议记录应填写每次会议的时间、届次和主要内容;填写字迹要工整，卷内文件目录放在卷首。
六、填写卷内文件目录、案卷封面
(一)卷内文件目录位于卷内文件之前，必须用打印机打印并向学校档案室报送电子文档。
1.顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号;
2.文号：文件制发机关的发文字号，如：“国发[1998]6号”，其中“[1998]”不得简写成“[98]”;
3.责任者：文件形成部门或对文件负有责任的署名者;
4.题名：即文件标题，一般照实抄录，无标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“[ ]”号，例：标题为“会议纪要”的文件，应概括出主要内容写为“[校长办公会会议纪要]”;
5.日期：文件的形成时间，例：1998.10.19 ;2001.03.04;
6.页号：卷内每份文件起始之页的编号，最后一份文件应为起止页号;
7.备注：对文件其它未尽事宜需作进一步说明的，可根据需要填写。
(二)填写案卷标题和封面
1.案卷标题要求结构完整、体式一致。一般包括卷内文件主要责任者，内容、名称(文种)。除会议文件外，不得用“***文件材料”，除一般函件外，不得用“***来往文书”。案卷标题一般不得超过50个字，文字简练，使用简称应通俗易懂，字迹要工整、清晰。
2.归档单位：把档案移交给学校档案部门的单位。卷内文件起止日期：卷内文件形成的最早和最晚日期。
3.保管期限：依据保管期限表，确定档案的保管期限(永久、长期、短期)。
4.密级：有保密要求的要填写密级。
七、装订
(一)先检查归档文件是否按要求的A4或B5规格大小形成，若不合要求则需裁切、折边成A4或B5规格。
(二)拆除文件上的金属装订物，对破损的文件及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊，对较大的图表要按手风琴式的样子折叠。装订案卷采用三孔一线法，用棉线装订成卷。
(三)成卷装订的卷内文件在装订前编页号(卷内目录、备考表均不编页号)，起始号为1，卷内文件无论是单面或双面，只要有书写文字，均应一面编一个页号，页号的位置在非装订线一侧的下角。
(四)对部分以件为单元、不装订的卷内文件材料，如试卷，应在每份文件的右上角加盖档号章。
八、移交档案
(一)归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，学校档案部门根据规范标准进行验收，不符合要求者，学校档案部门有权退回，限期改正后重交。
(二)移交手续：移交时填写移交目录，一式两份，双方各执一份备查。
(三)归档时间：按《原中工学院档案管理办法》的规定办理。
篇3：原中工学院送交人事档案材料归档工作制度
原中工学院送交人事档案材料归档工作制度
1.全院建立主动送交干部档案材料归档的工作制度，形成档案材料的部门，确定专人负责，及时地将形成的干部档案材料送交档案室归档。
2.送交的档案材料必须符合档案收集范围且为办理完毕的正式材料。
3.归档材料先交组织部、人事处鉴别，属于干部档案的内容，材料必须完整齐全、真实、文字清楚、对象明确，并写明承办单位及时间。
4.归档手续必须完备。归档的材料，凡规定有组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料，(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)一般应有本人签字(特殊情况下，本人未见面签字的由组织注明)。
5.送交的材料如不符合归档要求时，档案室要及时通知组织部、人事处，补送材料或补办手续，形成材料的部门要按规定办理。
6.送交的干部档案材料若有涂改、伪造的要坚决予以清除，并报请主管领导追究有关人员的责任。
7.送交的干部档案材料的载体应使用规定的办公用纸，材料左边留出2-2.5厘米装订边，文字不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料以及个别需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档(上级规定可以存复印件的除外)。