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原中工学院综合档案实体分类方案
一、目的
为了适应高校档案工作日益发展和现代化管理的需要，实现我校各类档案实体分类及业务建设各环节的标准化、规范化、科学化，促进整体业务建设的深化，更好地为学校各项工作服务，特制定本方案。
二、原则
本方案的编制是以国家教育部《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》为依据，遵循档案管理学基础理论和形式逻辑原则，突出教学、科研在高校档案工作中的作用，从我校实际工作出发，力求全面反映各项工作职能活动的新情况、新特点。
三、体系结构
根据内容性质，我校综合档案具体分为十大类，附声像类。分别设置十个一级类目，其标识符号由“名称”汉语拼音的第一个字母缩写组成。
(一) 一级类目的名称、标识符号和主要内容：
1.党群 DQ
主要包括：党委、纪委、组织、宣传、工会、团委等党群部门在工作中形成的党务管理、各类会议、工作计划、总结、报表等文件材料。
2.行政 XZ
主要包括：学院办、人事、学生、保卫等行政职能部门在工作中形成的工作计划、总结、综合统计、各类会议文件、记录及上级机关与本校关于行政管理的文件材料。
3.教学 JX
主要包括：学校在各层次教学活动中形成的如综合性教学管理、学籍管理、学生奖惩、课堂教学、实践环节、招生分配等工作中产生的文件材料。
4.科学研究 KY
主要包括：各科研项目在科研准备阶段、总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报、推广应用阶段所形成的文件材料。
5.产品生产与科技开发 CP
主要包括：产品生产、科技开发管理及活动中形成的文件材料。
6.基本建设 JJ
主要包括：基建管理和工程项目建设中所形成的设计及设计基础材料、工程管理、施工、水电气暖管线、竣工等活动的图纸、文件材料。
此类以基建项目为单元组卷。
7.仪器设备 SB
主要包括：在购买国产和国外引进的精密、贵重仪器设备的全套随机技术材料及接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
8.出版 CB
主要包括：学校自行编辑出版的《原中工学院学报》及其它学校主编的学术刊物样本。
9.外事 WS
主要包括：我校教职工出席国际学术会议(含在国内举办的)、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家教师在教学、科研及其它活动中形成的文件材料;授予外国学者、著名社会活动家名誉职务等有关材料。
10.财会 CK
主要包括：财务工作管理、会计核算活动中形成的会计凭证、报表、帐本、工资册等。
附类：声像类 SX
主要包括：学校在各类活动中产生的重要照片、录音带、录像带等。
(二) 二级类目的设置与标识
二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点、结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。二级类目的标识，采用“双位制”，如：“综合”为：“11”，其余二级类目依次12,13,14，……，99，但10,20，……等带“0”的数字不用。
(三) 在二级类目确定的设置原则、范围和方法的基础上，可视具体情况扩展为三级类目。其标识方法、符号与二级类目相同。
(四) 档号编制
档号是存取档案的代号、排架的依据，反映了学校各类档案的分类体系和物理位置。
1.档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。
年度号由四位阿拉伯数字组成;
分类号由一、二级类目代号组成;
案卷号按所选择的分类号中最下位类顺序编码。年度、学年案卷数量不同，案卷号可不限级数。
2.档号模式
年度号+分类号+案卷号
档号的标识采用阿拉伯数字与汉语拼音相结合的混合编码制。年度号、分类号、案卷号之间用符号“—”连接。如：1990-JX14-33即为1990年度的教学类中内容是学籍管理的第33号卷档案;1993-DQ11-2即为1993年度的党群管理类中内容是党务综合的第2号卷。
(五)类目代号简表
此表由类目、标识符号、注释等组成。为便于实际操作，具体列表如下：
DQ 党群
11党务综合
总支、直属支部综合材料入此。
12纪检
13组织
14宣传教育
15工会
教职工代表大会及职工表彰材料入此。
16团委
学生社团材料入此。
XZ 行政
11综合
学校以及校属各单位的综合材料入此。
12人事
师资培养材料、聘请国内学者、名誉教授的材料入此。
13监察审计
14保卫
15后勤
16档案、图书
17学生工作
学生奖惩材料入此。
JX 教学工作
11综合
12学科与实验室建设
专业设置入此。
13招生
14学籍管理
15课堂教学与教学实践
16学位工作
17毕业生
18教材
KY 科学研究
11综合
科研经费管理、学术活动材料入此。
12科研项目
CP 产品生产与科技开发
11综合
校产办及所属实体文件材料入此。
12产品项目
JJ 基建
11综合
12基建项目工程
SB 仪器设备
11综合
12仪器设备种类
CB 出版
11综合
12院报
13刊物
14论文
15书籍
WS 外事
11综合
12出国
13来校
14国际合作与会议
参加国内(外)召开的国际学术会议材料入此。
CK 财会
11综合
12会计报表
13会计帐簿
14会计凭证
15工资清册
附：
SX 声像
11 综合
12 照片、录像带、录音带
原中工学院档案归档范围及保管期限表
党群类
党务综合类 DQ11
序号类目名称保管期限
1上级党组织有关党的建设文件：
针对本校的永久
普发性的资料
2本校党代会的有关材料
开闭幕词、代表资格审查报告、工作报告、决议、总结、
秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介
绍;大会选举办法、选举结果及上级批复;永久
(2)提案及办理情况;会议简报、会议情况反映记录、小
组会议记录等;
(3)工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样短期
3 本校党委会、政工例会、党委专题会等会议记录、纪要、
决议永久
4 党委工作计划、报告、总结永久
5 党委发布的决定、规章制度永久
6 党委大事记永久
7 以党委名义召开的工作会议材料永久
8 学校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作时形成的
决定学校发展的材料永久
9 学校领导在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿 永久
10 党群系统的重要统计报表永久
11 各总支部工作计划、总结短期
12 保密工作的有关文件材料长期
13 与有关机关联系工作的往来文件和重要的群众来信、来访及处理结果长期
14 党务系统启用新印章的文件及旧印章永久
15 中层干部会议材料短期
16 其它有保存价值的文件材料短期
纪检类DQ12
序号类目名称保管期限
1 上级纪委关于纪检工作的文件：
针对本校的长期
普发性的资料
2 纪委工作规章制度长期
3 纪委工作计划、总结、调查材料及重要统计材料永久
4 纪委工作会议记录长期
5 党员处分、复查及有关文件材料长期
6 群众来信来访及处理意见长期
7 纪委立案调查的材料长期
8 其它有保存价值的文件材料短期
组织类 DQ13
序号类目名称保管期限
1上级关于组织工作的文件：
针对本校的永久
普发性的资料
2 本校组织工作计划、总结、决定、报告、调研材料永久
3 本校党务系统组织机构设置、变动的请示及批复、
报告、通知、决定永久
4 本校干部任免、调动和退休的报告、请示、批复、
决定、通知等永久
5 科级以上干部名册永久
6 校级干部考核材料永久
7 表彰优秀党员和先进支部的决定、登记表永久
8 党员、党组织统计年报表永久
9 各总支、支部委员名册长期
10 总支、支部改选报告、审批材料长期
11 党员分布、增减名册长期
12 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员
退党的文件材料长期
13 党费收支结存情况统计报表短期
14 党员教育的有关文件材料短期
15 支边扶贫、派出锻炼等有关材料短期
16 出席市级以上党代会代表名单、登记表永久
宣传教育类 DQ14
序号类目名称保管期限
1 上级有关宣传工作的文件资料
2 本校宣传工作计划、总结、报告、通知、决定短期
3 教职工政治思想工作动态及调研报告短期
4 各种理论学习活动的通知、决定、计划、总结短期
5 反映本校重大活动的剪报及图表永久
6 其它有保存价值的文件材料短期
7 统战工作中形成的各类文件、表报、记录短期
工会类DQ15
序号类目名称保管期限
1 上级有关工会工作的文件资料
2 工会计划、总结、决定、统计报表永久
3 教职工代表大会的请示批复、通知、报告、议程、决议、
选举结果、领导讲话、大会发言、记录、总结、开闭幕
词、大会主席团、秘书长及代表大会名单;大会形成的
照片、录音、录像等特殊载体材料永久
4 教职工表彰材料永久
5 工会会员和基层组织干部名册长期
6 妇女工作材料长期
7 工会举办各类活动的通知、办法、报告、工作记录短期
8 其它有保存价值的材料短期
团委类 DQ16
序号类目名称保管期限
1 上级有关共青团工作的文件资料
2 本校召开团、学代会的请示、批复、通知、名单、报永久
告、决议、候选人情况介绍、选举办法、选举结果、
领导讲话、大会发言和大会通过的文件
3 团委工作计划、总结、规章制度、典型调研材料短期
4 团委工作会议记录长期
5 本校团组织、团员获表彰和奖励的文件材料永久
6 团员处分及复查材料长期
7 批准入团、离团的材料及名单长期
8 本校团员、团干部名册及学团工作统计报表长期
9 团委主办重大活动的有关材料短期
10 本校学生参加上级团代会、学代会的有关材料永久
11 本校学生参加各类重要专业竞赛、二课活动奖励材料永久
12 本校学团工作刊物短期
13其它有保存价值的文件材料短期
行政类
行政综合 XZ11
序号类目名称保管期限
1 上级有关高校行政管理的综合性文件：
针对本校的永久
普发性的 资料
2 全校性的规章制度、各部门职责范围永久
3 学校年度、学期工作计划、报告、总结永久
4 院长办公会、专门工作会议记录、纪要永久
5 本校教育事业规划、计划及上级批复永久
6 学校综合性评估、评价材料永久
7 有关全校性工作的调研材料及经验总结永久
8 本校统计年报及有关综合统计表报永久
9 本校及各部门启用印章的文件及印模永久
10 本校历史沿革、情况介绍、年鉴、大事记永久
11 本校校史、校志、校庆工作材料永久
12 校董事会的有关材料永久
13上级领导来校视察、检查工作时的题词、 讲话等材料永久
14 学校领导同上级领导关于我校工作的重要来往信件长期
15 校内各单位的请示及学校批复长期
16 全校性的工作会议、座谈会等文件材料短期
17 本校工作简报、各类信息、通讯短期
18 校领导接待日记录及群众来信来访有关材料短期
19 本校各职能部门、教学、研究部门的年度、学年工作短期
计划、总结、报告
20 本院各类临时机构的建立、调整材料短期
21 普选工作材料短期
22 本校计划生育制度、通知、统计表短期
23 其它有保存价值的材料短期
人事 XZ12
序号类目名称保管期限
1 上级有关人事工作的文件：
针对本校的永久
一般的资料
2 本校人事工作的规章制度长期
3 本校人事工作计划、总结、报告、调研材料、会议记录长期
4 本校机构设置、编制、规划、计划、报告及上级批复永久
5 人事处权限范围内的干部任免文件及名册永久
6 国家级优秀中青年科技工作者、优秀专家、享受政府特
殊津贴人员的推荐报告、批复永久
7 本校处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料永久
8 本校师资培养、工作计划、规定、师资会议材料长期
9 教职工年度考核、教师业务考核材料长期
10 教师工作量的规定、计算方法及执行情况一览表长期
11 教职工名册、任课教师名册永久
12 人事、劳资工作统计报表永久
13 教研室、研究室、实验室正副主任名册短期
14 优秀中青年骨干教师、学术梯队、学术带头人名册短期
15 各系列专业技术岗位设置和评审委员会人员名单永久
16 教职工评定、聘任专业技术职务的有关材料及上级批复永久
17 教职工工资调整材料、名册长期
18 教职工转正、定级、福利工作材料长期
19 教职工录用、调出的有关材料(包括转移行政、工资
关系介绍信存根、商调函等) 长期
20 教职工退职、退休及有关荣誉证书授予工作的文件材料长期
21 学校延聘或返聘、聘用各类人员的文件材料短期
22 重要的群众来信来访材料长期
23 其它有保存价值的文件材料短期
监察、审计类 XZ13
序号类目名称保管期限
1 上级有关监察、审计工作的文件：
针对本校的长期
一般的资料
2 本校监察、审计工作的计划、总结、 调研报告永久
3 本校监察、审计工作方面的规章制度永久
4 本校监察、审计工作统计年报及重要报表永久
5 上级和本校审计通知书、审计报告、调查材料、工作短期
底稿、审计结论
6 其它有保存价值的材料短期
保卫类 XZ14
序号类目名称保管期限
1 上级有关保卫工作的文件资料
2 本校保卫工作方面的规章制度长期
3 本校保卫工作计划、总结、调研材料、报表永久
4 涉及本校师生员工案件的侦察、调查、处分、结论永久
及上级批复
5 本校要害部门的公安保卫和消防工作材料长期
6 保卫工作简报短期
7 突发性事件预案及有关材料短期
8 军训工作材料短期
后勤类 XZ15
序号类目名称保管期限
1 上级有关后勤总务工作的文件短期
2 本校后勤工作的规章制度短期
3 本校后勤工作计划、总结、报告、调查材料短期
4 教职工住房产权管理工作材料永久
5 本校房屋管理、调配的规定、总结短期
6 本校防震、防汛、三废治理工作的文件材料短期
7 本校师生员工健康状况调查材料及统计表短期
8 本校车辆、伙食、校园绿化工作的有关文件材料短期
9 学校房产及水、电、暖等管网大型维修、改造的计划、
报告、批复、图纸等材料短期
10 其它有保存价值的文件材料短期
档案、图书类 XZ16
序号类目名称保管期限
1 上级有关档案、图书工作的文件资料
2 档案、图书工作的规章制度、计划、总结、报告长期
3 本校档案、图书概况、发展规划、藏品目录、统计年报永久
4 档案立卷说明、全宗介绍永久
5 档案、图书编研成果及出版物永久
6 档案、图书评估及考核有关材料长期
学生工作类 XZ17
序号类目名称保管期限
1 上级有关学生工作的文件：
针对本校的长期
一般的短期
2 学生工作计划、总结短期
3 本校有关学生管理工作的规章制度长期
4 各类奖学金、助学金评定条例、办法长期
5 本校各类学生奖励文件材料永久
6 学生违纪处分决定、通知、调查报告、旁证、检查
材料、统计表报永久
7 本校各种奖金、奖学金、贷学金、助学金发放名册、
记录 短期
8 其它有保存价值的文件材料短期
教学类
教学综合类 JX11
序号类目名称保管期限
1 上级主管部门下达的有关教学工作的文件：针对本校的永久
普发性的资料
2 本校有关教学改革、培养目标、规格、学制年限等问题的
报告、方案、请示及上级批复、批示、指示等永久
3 本校有关教学工作的规划、计划、实施办法、规章制度、 永久
调研报告、分析、总结等
4 本校教学工作会议材料长期
5 研究生教学专题会议材料长期
6 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料永久
7 联合办学的有关材料长期
8 本校有关教学工作方面的各种统计报表、统计数字永久
9 本校学生运动会文件材料短期
10 本校学生参加国家、省(部)、市举办的运动会代表队
名单、参赛项目成绩记录、获奖情况等材料永久
11 本校有关教学奖励基金工作的文件材料永久
12 各类教学竞赛的有关材料短期
13 其它有保存价值的文件材料短期
学科与实验室建设类 JX12
序号类目名称保管期限
1 上级主管部门有关学科建设、专业设置、实验室建设等
的要求、规定、办法、通知等：
针对本校的永久
普发性的短期
2 本校有关学科、实验室建设、评估、专业设置、专业改造
方面的意见、规定、规划、计划、目标、报表等文件材料永久
3 本校有关重点学科建设、重点实验室建设的方案、评估(选)
办法、论证、申报及上级审批材料永久
4 本校有关学科、专业、实验室建设工作会议的简报、纪要
总结等短期
招生工作类JX13
序号类目名称保管期限
1 上级主管部门有关招生工作的政策、规定、计划等文件：
针对本校的永久
普发性的资料
2 本校招生计划、总结、规定、简章、生源分析永久
3 本校录取各类新生名册及上级审批材料永久
4 研究生入学考试试题及指导教师名册长期
学籍管理类 JX14
序号类目名称保管期限
1 本校招收研究生、普通本、专科新生入学登记表永久
2 本校各类学生名册永久
3 本校各类学生学籍变更材料(包括升级、留级、休学、
复学、转学、退学、辅修、更改专业等)永久
4 本校各类学生学习成绩表永久
课堂教学与教学实践类 JX15
序号类目名称保管期限
1 本校各层次各专业教学计划、培养计划、教学大纲永久
2 本校各课程建设要求、安排、总课程表、校历等永久
3 本校各专业课程试题及标准答案长期
4 本校教改经验、总结、典型教案及分析长期
5 本校普通本、专科学生教学实习、生产实习计划、大纲
总结短期
学位工作类 JX16
序号类目名称保管期限
1 上级主管部门有关学位工作的规定、办法、条例长期
2 本校有关学位工作的规定、办法、条例永久
3 学校院系(部)级学位评定委员会名册及学位
委员会会议记录、决定、计划、总结永久
4 学位委员会授予各层次学位的学生名册永久
5 本校各院系(部)、各专业有关学位答辩的工作计
划、总结永久
6 本校优秀本科学生学位论文、目录、毕业设计选编长期
7 本校研究生学位论文、毕业设计长期
8 研究生毕业审批、论文答辩及学位授予材料永久
9 各层次毕业生毕业设计、毕业论文题目、论文成绩汇总长期
10 本校有关学位授予权申报材料及上级审批材料永久
毕业生工作类 JX17
序号类目名称保管期限
1 上级主管部门有关毕业生分配工作的政策、规定、
办法、意见等：
针对本校的永久
普发性的资料
2 本校有关毕业生分配工作的计划、总结、办法长期
3 本校有关毕业生供需统计、计划、合同、协议等短期
4 本校各类学生分配方案、派遣名册永久
5 本校各类学生毕业证、学位证领取签收名册永久
6 本校有关毕业生质量调查和分析、反馈材料短期
7 毕业典礼有关文件材料永久
8 校友会材料长期
教材工作类 JX18
序号类目名称保管期限
1 本校各专业、各届学生使用的教材目录短期
2 本校教职工自编、参编的内部使用教材、参考书、
补充教材长期
3 本校教职工自编、主编的教学指导书、习题集、实习、
实验(试验)指导书等长期
科 学 研 究 类
科研综合类 KY11
序号类目名称保管期限
1 上级有关高校科研工作的文件：
针对本校的永久
普发性的短期
2 本校有关科研工作的规定、办法、制度永久
3 本校科研基金的申报材料及上级批复永久
4 本校科研工作会议材料长期
5 科研成果公告短期
6 本校学术委员会组成名册、校级学术会议记录、纪要
决议、简报等文件材料长期
科研项目类 KY12
序号类目名称保管期限
1 本校承担科研项目(课题)准备、实验研究、总结、
鉴定、申报奖励、推广应用各阶段形成的文件材料长期
产品生产与科研开发类
产品生产与科技开发综合类 CP11
序号类目名称保管期限
1 上级有关产品生产与科技开发管理方面的重要文件长期
2 本校有关产品生产与科技开发工作的各种规定、计划、
总结永久
3 本校产品生产与科技开发工作的各种年报、综合统计、
汇编、机构与法人代表、职工名册、人员构成统计永久
4 本校产品生产与科技开发工作效益分析与协作单位来往
技术文件材料短期
产品生产与科技开发项目类 CP12
序号类目名称保管期限
1 本校产品生产与科技开发计划准备、研制、鉴定、
开发销售各阶段形成的文件材料长期
基建类
基建综合类 JJ11
序号类目名称保管期限
1 上级有关基建工作的文件：
针对本校的永久
普发性的资料
2 本校基建规划、总体设计任务书永久
3 本校基建工作管理制度、工作计划、总结短期
4 本校总体设计平面图、地形图、标高图、地质勘探、
文物钻探、防火等文件材料、图纸永久
5 本校综合性征地申请、报告及上级批复永久
6 本校综合性水、电、暖、气管道布置详图及审批手续永久
7 本校房产使用证书、土地证书等永久
8 本校校园总体规划、绿化图永久
基建项目工程类 JJ12
序号类目名称保管期限
1 本校工程立项设计、管理、施工、开竣工、验收各阶段
形成的文件材料永久
2 本校工程(项目)施工、土建、水、电、气、暖竣工图永久
仪 器 设 备 类
仪器设备综合类 SB11
序号类目名称保管期限
1 上级有关仪器、设备管理的文件：
针对本校的长期
普发性的资料
2 本校有关仪器、设备管理的规定、办法、制度永久
3 本校仪器设备购置计划、报告及经费分配方案长期
4 本校有关仪器设备工作计划、总结短期
5 本校有关仪器设备综合及分类统计报表永久
仪器设备项目类 SB12
序号类目名称保管期限
1 仪器设备的申购报告、计划、论证报告及批复长期
2 仪器设备的定购合同复印件、会谈纪要、记录长期
3 进口设备过程中有关商务文件材料长期
4 开箱验收记录、验收报告单、交接文件长期
5 仪器设备装箱单及全套随机文件材料(含设备说明书、
合格证、保修单、技术图纸等)长期
6 仪器设备安装、调试记录及双方签字移交材料长期
7 索赔来往函件及结果长期
8 仪器设备使用、维修(检修)、事故分析、处理意见
等(含设备履历表)与设备共存
9 技术改造和开发过程中形成的技术文件材料与设备共存
出版物类
出版物综合类 CB11
序号类目名称保管期限
1 上级有关编辑出版工作的文件：
针对本校的永久
普发性的资料
2 本校有关编辑出版工作的规划、计划、报告总结和
重要会议记录长期
3 本校编辑出版工作规章制度、统计报表等长期
校报 CB12
序号类目名称保管期限
1 校报出版工作的请示、批复永久
2 校报样本永久
3 校报获奖或受查处情况永久
刊物 CB13
序号类目名称保管期限
1 刊物出版工作的请示、批复永久
2 刊物样本永久
3 刊物获奖或受查处情况永久
论文 CB14
序号类目名称保管期限
1 本校教职工在各类CN(核心期刊)级、SCI、EI级
杂志上发表或在学院获奖的论文长期
书籍 CB15
序号类目名称保管期限
1 本校教职工主编、参编的国家正规出版社出版的书籍短期
外事工作类
外事综合类 WS11
序号类目名称保管期限
1 上级有关外事工作的文件：
针对本校的长期
普发性的资料
2 本校外事工作规章制度、管理办法、计划、总结长期
3 本校外事工作统计报表永久
4 本校外事工作会议文件材料短期
5 本校授予外籍人员名誉称号的文件材料永久
6 外国(境外)授予本校人员名誉称号的文件材料永久
出国(境) WS12
序号类目名称保管期限
1 本校出国(境)人员的申请及上级批复、政审材料永久
2 本校出国(境)人员的对方邀请函、来往信函永久
3 本校出国(境)人员统计年报永久
4 本校出国(境)人员的考察、访问、研究等有关材料长期
5 本校出国(境)人员取得学位、研究成果(论文)和
各类证书(复印件)永久
6 本校出国(境)人员参加国际学术会议论文、投寄国外
的学术论文长期
7 本校出国(境)人员参加国际竞赛的有关文件材料长期
来校类 WS13
序号类目名称保管期限
1 上级及本校邀请、聘请外籍人士的计划、批复、来往
函件、通知、到职通知书等长期
2 国外党政官员、各界人士来校参观、访问的有关材料长期
3 本校聘请外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学
的讲稿、教材等文件材料长期
国际合作与会议类 WS14
序号类目名称保管期限
1 本校与国外(境外)校际合作交流的协议、合同、
洽谈(会谈)纪要、记录、备忘录永久
2 本校完成的国际合作项目、成果的成套文件材料永久
3 本校与国外校际合作项目中国外单位(个人)完成
项目、成果的成套文件材料(复印件)长期
外国留学生工作类 WS15
序号类目名称保管期限
1 本校录取留学生审批材料永久
2 学籍登记表永久
3 教学计划、教学大纲、安排长期
4 学习情况、成绩及评语永久
5 学位论文及学位证书(复印件)长期
6 学生名册永久
7 学生去向及有关材料长期
财会工作类
财会综合类 CK11
序号类目名称保管期限
1 上级有关财会工作的文件：
针对本校的永久
普发性的短期
2 本校财务、会计管理规定、制度、请示、报告及上级
批复、批示永久
3 学校基金、管理规定、办法短期
4 各类学生收费的请示、批复永久
5 本校引进外资有关文件材料永久
6 本校财务大检查总结、报告短期
7 本校会计档案目录、移交清册长期
8 本校销毁会计档案清册、报告长期
会计报表 CK12
序号类目名称保管期限
1 本校财务决算报表(含基建、二级学院综合决算)、
固定资产年报永久
2 本校财务预算报表短期
3 本校财务年度计划、分配计划、测算等永久
4 本校财务季度计划、统计报表短期
会计帐簿类 CK13
序号类目名称保管期限
1 本校涉外会计帐簿(含明细帐、总帐)永久
2 本校财务会计总帐长期
3 本校财务会计预算帐(含明细帐、分户登记帐)短期
4 本校财务会计现金帐、银行存款日记帐等短期
5 本校固定资产明细帐短期
6 学校其它经费专项帐簿短期
会计凭证类 CK14
序号类目名称保管期限
1 本校涉外会计凭证永久
2 本校会计原始凭证、记帐凭证短期
3 本校财务银行存款余额调节表等对帐单短期
4 本校财务涉及债权、债务和未清理完毕的凭证长期
工资册类 CK15
序号类目名称保管期限
1 本校职工发放工资名册永久
附：声像类
照片类 SX12
序号类目名称保管期限
1 上级领导来校参观、视察、考察工作的照片短期
2 本校各种重要会议(含党代会、教代会等)照片短期
3 本校各种外事活动照片短期
4 本校重要科研成果样品照片短期
5 本校学生运动会有代表性的照片短期
6 本校领导及名人照片短期
7 本校历届毕业生合影照片短期
录音带类(A) SX13
序号类目名称保管期限
1 本校党务、政务活动大事、要事录音带短期
2 本校教学、科研重大活动录音带短期
3 本校外事活动录音带短期
4 上级领导来校参观、考察、视察的重要讲话录音带短期
录像带类(V) SX14
序号类目名称保管期限
1 本校党务、政务活动大事、要事录像带短期
2 本校教学、科研重大活动录像带短期
3 本校外事活动录像带短期
4 上级领导来校参观、考察工作录像带短期
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篇2：原中工学院干部档案管理人员职责
原中工学院干部档案管理人员职责
1.认真学习《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》和有关档案工作政策、规定，积极为各项工作服务。
2.收集、登记、分类、装订整理干部档案材料。
3.办理干部档案的查询、复制、借阅和转递。
4.做好干部档案的安全、保密、保护工作。
5.调查研究干部档案工作情况，制定规章制度，搞好干部档案的业务建设。
6.熟悉掌握计算机管理档案技术，把有关干部的基本档案信息录入到计算机中管理。
7.办理领导交办的其它有关事项。
篇3：都成医学院教学档案管理办法
都成医学院教学档案管理办法
第一章 总则
第一条 教学档案是反映学校教学水平和教学质量的重要依据，也是学校档案管理工作中的重要组成部分。为进一步规范本专科教学档案管理工作，根据《都成医学院档案管理办法》和学校实际情况，特制定本办法。
第二条 教学档案管理应作为教学管理制度纳入部门工作责任，作为考核教学管理水平的依据之一。各级部门应确定一名管理干部或教师管理本单位的教学文件材料，并定期按要求移交指定的档案材料。
第三条 教学档案管理要做到“四同步”，即：下达教学任务与提出归档要求同步，检查教学工作与材料的形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。
第四条 教学档案实行分工负责制。在本专科教育教学工作中形成的对学校工作有永久或长期保存价值的档案由学校档案馆保存;在较短时间内对教学具有参考利用价值的短期保存档案由教学管理部门保存;各学院在教学活动中形成的有一定保存价值的材料由学院或教研室保存。
第二章 归档期限和范围
第五条 凡是在本、专科教学过程中直接形成的，以文字材料、图表、录音、影像等形式存在，具有保存价值的教学材料均属于教学档案。
第六条 教学档案保管期限划分为永久、长期和短期三种：
1.凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设和历史研究有长远利用价值的教学档案，列为永久保管。
2.凡是反映学校一般活动，对学校和社会有长期查考利用价值的教学档案，列为长期保管，保管期限为十六至五十年(具有长期保存价值的文书档案定为三十年)。
3.凡是短期内对学校工作有查考价值的教学档案，列为短期保管，保管期限为十五年以下(具有短期保存价值的文书档案定为十年)。
第七条 教学档案归档范围：
1.上级主管理部门及学校制定的有关教学建设和改革的重大决策、决议、规章制度等。
2.体现学校社会地位、声誉的有关教学活动成果的文件或实物(如个人、集体奖状等)。
3.学校向上级主管部门递交的有关本科教学的重要请示、申报材料和工作报告等相关材料。
4.用于认定学生学籍、学业情况的重要文档，如学籍异动文件、试卷、毕业(设计)论文等。
5.反映教师从事教学工作经历、业绩水平的重要文档，如课表、获奖文件等。
6.按照学校档案管理必须留存的其他教学工作文档。
第八条 各类文件材料的具体归档范围见《都成医学院教学档案归档范围和保管期限表》。除本办法规定的存档内容外，各部门、学院可根据实际情况具体增加存档内容。
第三章 归档要求
第九条 凡需归档的教学文件材料，必须遵循材料的自然形成规律，保持归档材料之间的联系，根据便于保管和利用的原则进行系统整理。
第十条 凡需归档的教学文件材料，采用原件(纸质档、电子档同步)归档，规格相对统一。
第十一条 教学档案材料一般要求长期保存。
第四章 收集、鉴定与管理
第十二条 教学档案的收集。
(一)收集工作必须贯彻集中统一管理的原则，遵循教学档案的自然形成规律，按归档范围分类收集。
(二)必须保证归档教学文件材料收集的完整性和准确性。
(三)所收集的教学文件材料按各大类分别积累，进行预立卷，并按时间先后顺序排列。
第十三条 教学档案归档前的鉴定。
(一)鉴定所收集的档案是否具有价值和具有怎样的保存价值。
(二)决定保存价值有两个因素。一是档案自身的特点和状况，例如档案的内容、来源、形成等是决定保存价值的基础;二是档案向社会提供利用的效果。
第十四条 教学档案的保管和利用。
(一)教学档案必须由专人负责管理，不得丢失。
(二)教学档案必须存放在安全可靠、防火、防盗、防潮的地点，并有专门的资料柜。
(三)学校档案馆及教学管理部门向本单位教职工提供查询、借阅服务。
第十五条 教学档案移交。
教学管理部门和各学院要归档的教学档案由各单位档案员负责收集、整理，需要移交的材料于每年5月前完成，不需要移交的教学档案由各单位妥善保管。
第五章 附 则
第十六条 本细则自发布之日起施行，由教务处负责解释，原《都成医学院教学档案管理办法》(院教务〔2013〕131号)同时废止。
都成医学院教学档案归档范围和保管期限表
|
分类号 |
类目名称 |
保管期限 |
保存部门 |
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1.综合类 |
上级下达的有关教学工作的文件材料 |
长期 |
档案馆、教务处 |
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教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法 |
永久 |
档案馆、教务处、学院 |
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教学规划、实施计划和有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结 |
永久 |
档案馆、教务处、学院、教研室 |
|
|
教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 |
长期 |
档案馆、教务处、学院、教研室 |
|
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教育教学研究及教学成果奖等高等教育研究方面的材料。 |
长期 |
档案馆、教务处、学院、教研室 |
|
|
统计报表 |
永久 |
档案馆、教务处、学院 |
|
|
2.学科与实验、实践教学基地建设
|
上级有关学科、专业设置及实验室、实践教学基地建设的批复及文件材料 |
永久 |
档案馆、教务处、实验与设备管理处、学院 |
|
学科、专业、实验室、实践教学基地论证、申报、审批材料 |
永久 |
档案馆、教务处、实验与设备管理处、学院 |
|
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重点学科、专业、实验室、实践教学基地建设 |
永久 |
档案馆、教务处、实验与设备管理处、学院 |
|
|
学科、专业、实验室、实践教学基地的建设计划、简报、总结材料 |
长期 |
档案馆、教务处、实验与设备管理处、学院 |
|
|
学科、专业、实验室、实践教学基地统计报表 |
永久 |
档案馆、教务处、实验与设备管理处、学院 |
|
|
3.学籍管理 |
新生入学登记表 |
永久 |
档案馆、教务处 |
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学生学籍薄 |
永久 |
档案馆、教务处 |
|
|
学生成绩总表 |
永久 |
档案馆、教务处、教研室 |
|
|
在校学生名册 |
永久 |
档案馆、教务处、学院 |
|
|
学生学籍变更材料（升学、留级、休学、复学、借读、转学、出国、退学） |
长期 |
档案馆、教务处、学院 |
|
|
学生奖惩材料 |
长期 |
档案馆、学生工作部（处）、学院 |
|
|
学生补（缓）考、重修等材料 |
短期 |
教务处、学院、教研室 |
|
|
4.课堂教学与教学实践 |
各专业教学计划、教学大纲、考试大纲、教学工作总结 |
永久 |
档案馆、教务处、学院、教研室 |
|
课程建设要求及安排、校历表、课表 |
长期 |
档案馆、教务处、学院、教研室 |
|
|
集体备课、教学工作会议等活动的记录；典型教案、重要备课记录 |
长期 |
档案馆、教务处、学院、教研室 |
|
|
课堂教学、教学进度表等材料 |
长期 |
学院、教研室 |
|
|
各系、科、专业课程的试题库 |
长期 |
教务处、学院、教研室 |
|
|
教师调（停）、补课及落实情况材料 |
短期 |
教务处、学院、教研室 |
|
|
教学事故情况及处理结果 |
短期 |
教务处、学院、教研室 |
|
|
课程考试安排、考场记录；各专业课程空白试卷、审批表、评分细则、试卷分析等课程考核材料 |
短期 |
教务处、学院、教研室 |
|
|
教学实习（见习）教学大纲、安排、计划、总结及有关材料 |
短期 |
教务处、学院、教研室 |
|
|
实验报告、实习鉴定，有代表性的实习、实验材料等 |
短期 |
教务处、学院、教研室 |
|
|
社会调查、社会实践计划、总结及有关材料 |
短期 |
学院、教研室 |
|
|
毕业（设计）论文工作计划、检查、评审、评优等材料 |
长期 |
教务处、学院、教研室 |
|
|
学科竞赛立项申报、实施、获奖等材料 |
长期 |
档案馆、教务处、学院 |
|
|
5.学位 |
上级有关学位工作文件材料 |
长期 |
档案馆、教务处、学院 |
|
本校学位评定条例、办法及计划、总结 |
长期 |
档案馆、教务处、学院 |
|
|
学位委员会会议记录、决定 |
长期 |
档案馆、教务处、学院 |
|
|
学位委员会授予各层次学位清册 |
永久 |
档案馆、教务处、学院 |
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|
本科生学位论文材料 |
长期 |
档案馆、教务处、学院 |
|
|
6.毕业生 |
上级有关毕业就业的文件材料 |
长期 |
档案馆、教务处、学生工作部（处）、学院 |
|
毕业就业工作计划、简报、总结 |
长期 |
学生工作部（处）、学院 |
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|
毕业生供需统计、计划、合同 |
长期 |
学生工作部（处）、学院 |
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|
毕业生正式分配方案及调配派遣手册 |
永久 |
档案馆、学生工作部（处）、学院 |
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|
毕业证、学位证存根领取签收册 |
长期 |
教务处、学院 |
|
|
毕业生质量跟踪调查和就业后的信息反馈 |
长期 |
学生工作部（处）、学院 |
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|
毕业生名册（应记载学生基本情况、毕业证编号、学生证编号） |
永久 |
档案馆、教务处 |
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|
7.教材 |
专业课程教材建设规划、总结；校级及以上立项资助、实施、总结等材料 |
长期 |
教务处、学院、教研室 |
|
自编、主编教材；教学指导书、实习指导书和习题集等 |
长期 |
教务处、学院、教研室 |
|
|
教材选用、评估；使用教材目录等材料 |
长期 |
教务处、学院、教研室 |
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|
其他有保存价值的自编参考资料 |
短期 |
教务处、学院、教研室 |
|
|
8.教师类 |
教师工作量的规定及执行情况 |
短期 |
教务处、学院、教研室 |
|
教师教学质量评估及其他教学情况调查材料 |
短期 |
教务处、学院、教研室 |
|
|
教师教学奖励材料 |
长期 |
教务处、学院、教研室 |
|
|
教师教学经验总结 |
短期 |
学院、教研室 |
|
|
师资培养工作、进修工作的计划、规定、考核、总结等材料 |
长期 |
人事处、教务处、学院、教研室 |