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【管理制度】公司费用管理制度 本文简介：天马行空官方博客：http://t.qq.com/tmxk_docin；QQ:1318241189；QQ群：175569632东莞市华坤电线实业有限公司管理规章-费用管理制度东莞市华坤电线实业有限公司管理规章文件编号：HK-04版本号：1费用管理制度修订号：0页次：1/41.目的为明确费用报销的管理
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东莞市华坤电线实业有限公司管理规章-费用管理制度
东莞市华坤电线实业有限公司管理规章
文件编号：HK-04
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1.目的
为明确费用报销的管理，堵住费用开支上的漏洞，合理编制公司财务预算并执行，以期有效降低公司运营成本提升公司竞争力。
2.适用范围
本制度适用于华坤公司管理费用：员工薪资、员工培训费、福利费、办公费、通讯费、会议费、咨询顾问费、差旅费、招待费、车辆使用费、房屋租赁费、基建机修费等。
3.权责
总
经
理：①负责本制度的核准。
②负责公司财务预算案的审核及相关单据的核准。
③对违反本制度规定行为处罚的核准。
财
务
部：①负责本制度的制定与修订。
②负责编制各项费用或各部门的财务预算。
③费用开支的统计分析。
④报销单据的核对、监督。
其他部门：①执行本制度及经总经理核准的部门或各类费用的预算。
②在权限内审批本部门发生的费用报销单据。
4.内容
4.1费用报销要求
4.1.1报销费用必须以真实、合法的原始凭证为依据。
1.合法的原始凭证主要是指：套印有税务部门监制章的发票或行政部门统一印制的收费收据、专用发票等；
2.取得合法原始凭证时，应要求对方单位详细填写经济业务内容、数量、单价、金额，大小写必须相符且不得涂改，并准确填写付款单位全称（东莞市华坤电线实业有限公司）；
3.因特殊情况未能取得合法原始凭证的报销，应由总经理核准否则不予报销。
4.1.2发生的差旅费、业务招待费用必须按规定分类填写公司统一的报销单据，不得随意填写，并将相关单据排列整齐粘贴在报销单据背面的右上角。
4.1.3报销单据上应注明以下内容，否则一律退回不予报销。
1.所属部门；
2.差旅费用应详细填写费用发生日期及业务内容；
3.交通费要写明出差地点、时间、乘坐路线及车票金额；
4.业务招待费应写明招待客户、人数、陪客人员姓名、地点、时间。
4.1.4不需填写报销单据的费用，应注明经办人、用途。
4.1.5费用报销最迟应在5个工作日内到财务部办理。
4.2费用报销审批
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4.2.1开支各项管理费用时，属各部门的正常开支且在各部门主管规定的审批权限范围内，由各部门主管签字后报财务部审核报销；部门主管审批权限为单价在100元以下总金额不超过200元，司机送货费用或正常发货费用不受此限制。
4.2.2超过审批权限的费用开支，部门主管审核后报总经理核准。
4.2.3各部门报销有签字权的为各部门主管正职，因部门主管请假、出差的，报销暂缓，需急办的报请总经理审批。
4.2.4部门主管的费用报销由副总经理审核总经理审批，差旅费、招待费须经财务部校对副总经理审核后由总经理审批。
4.3差旅费用报销
4.3.1员工出差分“长途”和“短途”两种，当天能往返的为“短途”，出差时间在一天以上的为“长途”。
4.3.2短途出差
1.伙食费补贴标准（人民币），早餐7：00前出差的5元/人，中餐13：00后返厂的10元/人，晚餐20：00后返厂的5元/人。注：出差至长安、虎门原则上不予报销伙食补贴。
2.员工短途出差只能乘坐公交汽车，无特殊情况不能乘坐摩托车或出租车。
4.3.3长途出差
1.长途出差地分为：一类区，特区、上海、北京、广州等地区；二类区，除一类区以外的地区；港澳台地区三种。
2.住宿、伙食补贴标准：（元/人/天）
项
目
标
准
职
别
住宿标准
伙食补贴
一类区
二类区
港澳台
一类区
二类区
港澳台
一般人员
100
80
300
50
40
100
部门主管
150
120
400
60
50
150
注：参展期间，住宿由公司统一安排除外；一般两人住一间房。
3.交通费用报销标准：
出差乘坐的交通工具按路线长短：部门主管可乘汽车、飞机、软、硬卧，乘坐飞机、软卧须报总经理批准。一般员工乘座汽车、火车硬座、硬卧等，软卧须总经理批准。
4.3.4住宿费、交通费、伙食费，在规定的标准内报销，超标准自付（如有特殊情况需总经理批准方可报销）。
4.3.5出租车费的报销：员工因公出差原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外
1.携有巨款或重要文件须确保安全的；
2.部门主管出差长途一人到达目的城市，短途两人以上同时的；
3.因公办事所到目的地较远，没有公共交通工具的；
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4.其他特殊情况或紧急情况需乘坐出租车的（报销时须细说明原因）。
4.4招待费用报销
各部门因工作需要必须宴请客人的，按以下规定执行：
4.4.1必须事先填写招待费审批单，并经总经理批准，如有特殊原因，应事先电话请示。
4.4.2限制陪餐人数，原则上1-2人陪同。
4.4.3严格执行宴请标准，一般标准40元/人/餐，客人为部门主管的标准为60元/人/餐，超标自付，特殊情况由总经理签批。
4.4.4员工外地出差发生的宴请费，应于出差前申请，特殊情况应电话请示，回公司后补办手续；出差发生宴请的应扣除陪宴人员当日的出差补助。
4.4.5业务员发生的宴请原则上不予报销，重要客户由业务经理、总经理陪宴的除外。
4.5通讯费用报销
4.5.1享受公司移动通讯费补贴的员工，报销时应取得电信部门的专用发票，按公司规定的标准报销。
4.5.2享受公司移动通讯费补贴的员工必须保持随叫随通
4.6车辆费用报销
4.6.1车辆费用系指路桥费、燃料费、检测费、修理费、保险费等。
4.6.2送货或公事出差，应按经济合理的路线行驶；人力资源部每月考核行车里程、燃料消耗、修理费等指标。
4.6.3公司配备专车的，因私事使用发生的车辆费用不予报销。
4.6.4桥路费用单据须按发生的先后顺序排列整齐，并粘贴在差旅费报销单后面。
4.7借款
4.7.1借款包括暂借支和员工借支，需填写借款单。暂借支即短期借款，为各部门需采购物品或出差等零星借支；员工借支即为员工因某些困难以私人名义向公司借支，借支金额不超过其一个月薪资的20%，借支人须入职30天以上。
4.7.2核准权限：借支金额在2000元以下，由副总经理核准；借支在2000元以上，由总经理核准。
4.7.3还款期一般为1个月内，还款期超过1个月者，需扣发借支人工资作抵押。
4.8费用统计分析
4.8.1公司费用统计期间为当月1日至当月31日。
4.8.2统计由财务部负责，统计时按部门、类别进行。
4.8.3财务部每季度将统计结果汇总分析，形成各部门费用管理的分析报告提交副总经理、总经理。
4.8.4各部门主管应当参照分析报告采取措施降低部门管理运行的成本。
4.9年度费用的预算
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4.9.1公司年度费用管理预算由财务部负责编制。
4.9.2财务部编制预算时依据上年度各部门各类费用的实际支出情况、公司上年度赢利情况、本年度公司的整体规划。
4.9.3编制的预算副总经理审核经总经理核准后严格执行。
4.10本制度由财务部负责解释。
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（第1版）
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