为了加强学校档案的业务建设，做到门类齐全，结构合理，使档案工作各个环节规范化，有效地保护及利用档案，为学生、学校和社会服务。根据相关档案法律、法规、规章制度和《z省学校档案工作规范》，特制定z师范大学附属中学档案管理制度。
一、档案工作的基本原则
1、学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，档案工作应是评估学校建设全面与否的重要标准之一。
2、学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
3、学校档案应严格实行部门整理制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”：纳入学校工作计划和规划、纳入管理制度、纳入部门的职责范围和有关人员岗位责任制；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
二、学校档案管理制度建设
1、综合性的规章制度，包括各种综合性的实施办法、细则和规定。
2、档案保管制度，包括档案的安全保护和库房、设备的管理措施。
3、档案的保密、保卫制度，包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。
4、档案统计制度，包括统计时间、类别、数量、内容、检索和利用工作。
5、利用制度，包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。
6、档案的鉴定制度，包括鉴定原则、范围、组织、办法、程序、手续等。
7、岗位责任制，包括目标、职责、权限、任务、考核、奖惩措施等。
三、学校档案人员素质要求
1、政治上可靠、具有大专及以上文化水平和一定专业知识、年龄结构合理、数量足够的档案人员。
2、努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观，坚持四项基本原则，执行党和国家方针政策、公正廉洁，严守党和国家机密。
3、热爱档案专业，认真学习档案专业知识、科学管理知识，刻苦钻研业务，以保证工作的顺利进行。
四、档案的收集范围
1、学校在教育教学、管理等各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的材料。
（1）《z师范大学附属中学档案管理办法》规定归档范围包括七大类纸质、非纸质载体材料。
（2）征集国内外与学校有关的各种具有保存价值的资料。
（3）校内个人在其非职务活动中形成的有保存价值的文件材料，可按征集、代管、捐赠的方式处理。
2、并入学校的单位档案。
3、上级决定由本校保管的档案。
五、归档文件材料的质量要求
1、各门类档案的质量必须遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
2、归档文件材料须准确反映学校教育教学和管理活动的真实内容，为办理完毕的正式文件材料。
3、手续完备。凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签名。
4、制作和书写材料应利于长期保存。凡属手写的归档材料一律使用碳素墨水钢笔、签字笔或毛笔书写，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸书写。
六、档案保管期限的确定
确定文件材料的保存期限，要根据学校工作和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判定。
1、凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、社会、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。
2、凡反映学校一般工作活动，长期对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管。
3、凡在较短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。
七、档案的整理
（一）全宗名称
本校形成的包括各种门类和载体的档案作为一个全宗，全宗名称为hsfz。
（二）档案的分类、编号、排架
1.分类及其标识
以全宗为单位按档案产生的领域范畴，结合记述的内容性质，分为七大类实体：文书类（WS）、教育教学类（JX）、基本建设类（JJ）、财会类（CK）、学生类（XS）、声像类（SX）、实物类（SW）。每大类为一级类目，每一级类目下（除学生类外）可分为二级、三级类目。二级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二级类目的细分。各类的二级类目名称及其标识详见各类档案工作规范。
2.编号
在文件材料收集齐全的基础上，按一定原则和属性逐件分别归类编号，即编实体分类号（档号）。档号是档案实体编号的总称，是存取档案的代号，排架的依据，其反映档案的分类体系和物理位置。
档号结构模式如下：
档号=全宗号+归档年度+分类号+保管期限号+件号。
（1）全宗号：是档案管理机构代码；
（2）归档年度：采用自然年度表示；
（3）分类号：按一级类目分类的，其分类号为一级类目标识；按二级类目分类的，其分类号由一级类目标识和二级类目标识组成；
（4）保管期限号：由保管期限标识表示；
（5）件号：文件材料排列的顺序号，从“1”开始标注。
编号方法：在文件材料首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、归档年度、室编件号、分类号、保管期限、馆编件号等六项，其填写内容：“全宗号”填写hsfz；“年度”填写归档的自然年度；“室编件号”填写档案室编的件号，从“1”开始标注；“问题”（机构）填写分类号标识；“保管期限”填写保管期限标识；“馆编件号” 填写档案馆编的件号，档案到进馆时按要求填写的号码。
3.排架
按档号顺序在档案柜（架）中依次自上而下，从左到右竖立排放。各柜应有档案存放标示牌。
档案的分类、编号、排架等规律，一经确定，不可随意变动。
（三）档案材料的收集和整理分工
1.各类档案材料由其形成部门收集。
2.部门整理是档案工作的基本制度和基础,各部门必须分工明确，协同配合。各类档案材料整理分工如下：
（1）文书类档案由党务、行政、外事等相关职能部门将其形成的文件材料按文书类归档范围和保管期限要求进行初步整理后，送学校档案部门整理归档；
（2）教育教学类档案由教务、教研部门档案人员按教学文件材料整理方法进行装订、分类、排列、编号、编制归档文件目录、装盒等，并及时向学校档案部门移交。
（3）基本建设类档案分为两部分进行整理，即综合管理的文件材料由文件形成和积累部门初步整理后送学校档案部门归档；单项工程项目在竣工验收后由总务科档案人员负责收集、整理归档并及时向学校档案部门移交；
（4）财会类档案分为两部分进行整理，即综合管理的文件材料由文件形成和积累部门初步整理后送学校档案部门归档；会计报表、会计账簿、会计凭证、工资清册等由财务室档案人员负责收集、整理归档并及时向学校档案部门移交；
（5）学生类档案由学生管理部门整理，于学生毕业一年后，尚未转出的档案移交学校档案部门管理；
（6）声像载体类档案由产生部门收集整理后送学校档案部门归档；
（7）实物类档案由获奖部门或承办部门有关人员收集并及时按归档要求填写说明书后送学校档案部门归档；
（8）整理的文件材料涉及多个部门的，由主要职能部门归档，其他部门形成的初步整理后交主要职能部门集中整理。
（四）档案检索工具的编制
1.归档文件目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制，不应有重复的档号。